電子帳簿保存法の3つの区分｜任意と義務を分ける

この記事の内容（7項目）

1. 電子帳簿保存法の4条は「代えることができる」
2. 紙のままでよい
3. 「自己が一貫して」という条件
4. やるなら要件がある
5. ソフトを入れただけでは満たさない
6. 電子帳簿保存法の7条だけが義務
7. 印刷してはいけない、ではない
8. 出す側も同じ
9. 猶予や細かい要件は省令
10. 電子帳簿保存法のスキャナ保存を選ぶかどうか
11. 量で決める
12. 途中でやめられるか
13. 装置と運用を決める
14. 電子帳簿保存法と紙の保存年数の関係
15. 紙と電子が混ざる
16. 年数の一覧に載せる
17. 起算日は変わらない
18. 電子帳簿保存法で先に決めておくこと
19. 置き場所を1つに決める
20. 名前の付け方を決める
21. 担当が替わるときに渡す
22. 4条は必要になってから
23. 電子帳簿保存法でよく混ざるところ
24. どこまでが自社の話か
25. 要件は省令にある
26. 迷ったら語尾を見る
27. 説明する相手にも語尾で伝える
28. よくある質問

電子帳簿保存法の4条は「代えることができる」

電子帳簿保存法4条1項は、次のように書かれています。

保存義務者は、国税関係帳簿…の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

2項は書類について、ほぼ同じ形です。

保存義務者は、国税関係書類…について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、…電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えることができる。

「電子帳簿保存法に対応しないといけない」と言われて、全部をやろうとする会社があります。4条の範囲は、やらなくても違反にはなりません。

紙のままでよい

4条は「紙の保存に代えることができる」という条です。代えない選択もそのまま残っています。会計ソフトで作った帳簿を印刷して綴じる形を続けても構いません。

紙のままなら、年数は法人税法施行規則59条などの元の定めどおりです。ここは変わりません。

「自己が一貫して」という条件

4条1項・2項は、自分が最初から電子計算機で作ったものに限っています。手書きの帳簿をあとから入力し直したものは、この条の話ではありません。

相手から紙でもらった請求書も、自分が作ったものではないので、1項・2項には入りません。そちらは3項のスキャナ保存の側です。

やるなら要件がある

代えることを選ぶなら、財務省令で定めるところにより行うことになります。条文はその中身まで書いていません。

要件を満たさないまま電子だけで保存すると、紙も電子も無い状態になります。選ぶ前に、要件を満たせるかを確かめます。

ソフトを入れただけでは満たさない

ソフトが電子帳簿保存法に対応している、という説明はよく見ます。ソフトが要件を満たせる作りであることと、自社の使い方が満たしていることは別です。

訂正や削除の履歴が残る設定になっているか、備え付けるべき書類がそろっているか。入れただけでは決まりません。

電子帳簿保存法の7条だけが義務

7条は、語尾が違います。

所得税…及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

「電子取引」は2条5号が定義しています。

取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。…）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

請求書をPDFでメール添付してもらっているなら、そこは電子取引です。紙に印刷して綴じても、7条の保存にはなりません。

印刷してはいけない、ではない

印刷すること自体は問題ありません。回すときや確かめるときは、紙のほうが速い場面があります。

問題になるのは、印刷したことでデータを捨ててしまう形です。データのほうを残したうえで、紙は作業用に使います。

出す側も同じ

2条5号は「受領し、又は交付する」としています。自社が相手へメールで送った請求書も、電子取引です。

送信済みメールに入っているから大丈夫、という形にしていると、担当が辞めたときに全部消えます。会社の側に控えを置きます。

猶予や細かい要件は省令

どう保存すれば要件を満たすのかは、財務省令に委ねられています。この記事で書けるのは「紙だけでは済まない」という線までです。

自社のやり方が要件を満たすかは、国税庁の案内か税理士に確かめます。

画面に表示されるだけのものは、見落としやすい形です。サイトにログインすれば見られる、という状態は、自社に残っていることにはなりません。

サイト側が過去分をいつまで見せてくれるかは、相手の都合で変わります。落として自社に置くところまでを手順にします。

電子帳簿保存法のスキャナ保存を選ぶかどうか

4条3項が、紙でもらった書類を読み取って残す形を認めています。

…保存義務者は、国税関係書類…について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合には、…電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えることができる。

ただし、同項には続きがあります。

この場合において、当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存が当該財務省令で定めるところに従って行われていないとき（当該国税関係書類の保存が行われている場合を除く。）は、当該保存義務者は、当該電磁的記録を保存すべき期間その他の財務省令で定める要件を満たして当該電磁的記録を保存しなければならない。

「紙を減らしたい」だけの理由で選ぶと、要件を守り続ける手間のほうが大きくなります。

量で決める

紙の量が置き場所を圧迫しているなら、検討する意味があります。年に数十枚なら、箱1つで7年ぶんが収まります。

どちらが安いかではなく、どちらが続くかで決めます。要件を満たす運用が3年続かないなら、選ばないほうが安全です。

途中でやめられるか

始めたあとで紙に戻すこともあります。ただし、その間にスキャンして捨てた紙は戻りません。

やめる可能性があるなら、最初の1年は紙も残しておく形にします。二重になりますが、戻せます。

装置と運用を決める

財務省令で定める装置によることが条件です。何が該当するかは省令の側なので、導入の前に国税庁の案内で確かめます。

電子帳簿保存法と紙の保存年数の関係

電子帳簿保存法は、年数そのものを定めた法律ではありません。年数は元の法律のほうにあります。

法人税法施行規則59条1項は、青色申告法人について起算日から7年間の保存を定め、同条2項が起算日を「作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日」としています。

電子にしたから年数が変わる、という話ではありません。置き方が変わるだけです。

紙と電子が混ざる

同じ取引先でも、月によって紙とデータが混ざります。どちらで受け取ったかを記録に残しておかないと、探すときに両方を見ることになります。

精算書や台帳の側に、受け取り方の列を1つ置いておきます。書き方は経費精算書の書き方で整理しています。

年数の一覧に載せる

電子で残しているものも、年数の一覧には載せます。置き場所の欄に、フォルダの場所を書けば足ります。置き場所そのものの決め方は書類をどこに置くかで整理しています。

一覧そのものは会社に必要な書類の保存年数を業種横断で並べるにあります。

起算日は変わらない

電子でも紙でも、起算日の考え方は元の法令のままです。保存年数より間違えやすいのは起算日で型ごとに整理しています。

電子帳簿保存法で先に決めておくこと

やることを決める前に、自社に電子取引がどれだけあるかを数えます。7条だけが義務だからです。

数え方は簡単です。直近1か月に受け取った請求書と領収書を並べて、紙とデータに分けます。それで割合が分かります。

置き場所を1つに決める

本人のメールに入ったままだと、その人が辞めたときに全部消えます。会社の共有の場所に移す手順を作ります。

フォルダは、年と月で分けるだけで足ります。複雑にすると、誰も守りません。

名前の付け方を決める

ファイル名を決めておくと、探すときに効きます。日付・取引先・金額の3つが入っていれば、たいていは足ります。

決めていないと、人によって「請求書.pdf」「2026-10.pdf」と混ざります。

担当が替わるときに渡す

置き場所と名前の決まりは、引き継ぎの項目に入れておきます。決まりがあっても、渡らなければ守られません。

4条は必要になってから

帳簿を電子で残す、スキャナ保存を始める。これらは、必要が出てから検討すれば足ります。7条の側が片づいていないうちに手を広げると、どちらも中途半端になります。

電子帳簿保存法でよく混ざるところ

相談で混ざるのは、だいたい同じ3つです。

どこまでが自社の話か

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿と書類の話です。労働者名簿や点検記録は、この法律の対象ではありません。

それらは労働基準法や労働安全衛生法の側で、別に年数と保存の定めがあります。1つの法律で全部が決まるわけではありません。

要件は省令にある

条文が「財務省令で定めるところにより」としている部分は、この記事では扱えません。検索の要件、タイムスタンプ、解像度。どれも省令と告示の側です。

自社のやり方が満たしているかは、国税庁の案内か税理士に確かめます。

迷ったら語尾を見る

「これはやらないといけないのか」と迷ったら、その話がどの条のものかを確かめ、語尾を見ます。

「代えることができる」なら選べます。「保存しなければならない」なら選べません。それだけで、多くは片づきます。

説明する相手にも語尾で伝える

社内に説明するときも、「これは義務」「これは選べる」を分けて伝えます。まとめて「電帳法対応」と言うと、受け取る側は全部が義務だと思います。

全部が義務だと思うと、動けなくなります。範囲が狭いことが分かれば、その日から始められます。

よくある質問

Q. 電子帳簿保存法で義務なのはどれですか。

7条の電子取引だけです。「保存しなければならない」と書かれています。4条（電子帳簿等保存・スキャナ保存）と5条（マイクロフィルム）は「代えることができる」で、選ばなくても違反にはなりません。

Q. 紙で保存し続けてよいですか。

4条の範囲はよいです。同条は紙の保存に「代えることができる」という条で、代えない選択がそのまま残っています。ただし、メールやサイトで受け取った領収書・請求書は7条の電子取引なので、そちらはデータを残すことになります。

Q. 電子取引とは何ですか。

電子帳簿保存法2条5号が「取引情報…の授受を電磁的方式により行う取引」と定義しています。注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などに通常記載される事項を、メールやサイトなどでやり取りする形です。

Q. データを印刷して綴じれば済みますか。

済みません。印刷すること自体は問題ありませんが、それで7条の保存になるわけではありません。データのほうを残したうえで、紙は回すときや確かめるときに使います。

Q. 自社から送った請求書も対象ですか。

対象です。2条5号は「受領し、又は交付する」としています。送信済みメールに入っているから大丈夫、という形にしていると、担当が辞めたときに消えます。会社の側に控えを置きます。

Q. スキャナ保存はやらないといけませんか。

4条3項なので任意です。紙の量が置き場所を圧迫しているなら検討する意味がありますが、要件を満たす運用が続かないなら選ばないほうが安全です。

Q. 電子にすると保存年数は短くなりますか。

なりません。年数は法人税法施行規則59条など元の法令が定めています。電子帳簿保存法は保存の方法についての法律で、年数そのものは定めていません。

Q. 検索の要件やタイムスタンプはどうすればよいですか。

条文が「財務省令で定めるところにより」としている部分なので、この記事では扱えません。自社のやり方が満たしているかは、国税庁の案内か税理士に確かめます。

Q. 労働者名簿や点検記録も対象ですか。

対象外です。電子帳簿保存法は国税関係の帳簿と書類の話です。労働者名簿は労働基準法、点検記録は労働安全衛生法の側で、別に年数と保存の定めがあります。

Q. 何から手を付ければよいですか。

自社に電子取引がどれだけあるかを数えるところからです。直近1か月に受け取った請求書と領収書を、紙とデータに分ければ割合が分かります。義務の側が片づくまで、4条には手を広げないほうが進みます。

本記事は法令および官公庁の公表資料をもとに整理した参考情報です。法令への適合を保証するものではありません。実際の義務内容は e-Gov法令検索および所管官庁にご確認ください。内容は2027-01-05時点のものです。