書類の保存年数・起算日の早見表
保存年数そのものより、起算日の取り違えのほうが実務では多く起きます。「作成日から」で統一してしまうと、退職日・閉鎖日・終了日を起算にする書類がすべてずれます。
TABLE
条文で確認した保存年数
条文本文を e-Gov 法令検索で確認したものだけを載せています。
| 帳票 | 根拠 | 保存年数 | 起算日 |
|---|---|---|---|
| 実運送体制管理簿 | 貨物自動車運送事業法24条の5 | 運送を完了した日から1年 | 運送完了日 |
| 指導監督記録簿 | 貨物自動車運送事業輸送安全規則10条1項／国土交通省告示1366号 | 3年 | 指導・監督を実施した日 |
| 特定運転者 指導記録簿 | 貨物自動車運送事業輸送安全規則10条2項 | 3年 | 指導を実施した日 |
| 適性診断 受診管理表 | 貨物自動車運送事業輸送安全規則10条2項 | 3年 | 受診日 |
| 運転者等台帳 | 貨物自動車運送事業輸送安全規則9条の5 | 運転者でなくなった日から3年 | 退職・配転等により運転者でなくなった日 |
| 点呼記録簿 | 貨物自動車運送事業輸送安全規則7条5項 | 1年 | 点呼を行った日 |
| 運行指示書 | 貨物自動車運送事業輸送安全規則9条の3 | 運行を終了した日から1年 | 運行終了日 |
| 拘束時間管理表 | 自動車運転者の労働時間等の改善のための基準（改善基準告示。2024年4月改正） | —（改善基準告示に保存年数の定めはない。労働基準法上の記録として管理する） | — |
| 車検・3ヶ月点検・自賠責 期限管理表 | 道路運送車両法48条／道路運送車両法49条／自動車点検基準4条2項 | 点検整備記録簿は1年間（自動車点検基準4条2項） | 点検整備記録簿にその記載をした日 |
| フォークリフト有資格者名簿 | 労働安全衛生法61条 | —（名簿自体の保存年数の定めは確認が必要。技能講習修了証の写しは在籍中は保持する） | — |
| 倉庫管理主任者 選任・講習記録 | 倉庫業法11条 | —（選任している間は保持する。保存年数は確認が必要） | — |
| 抵触日管理表 | 労働者派遣法35条の3／労働者派遣法40条の2 | —（通知書等の保存年数は確認が必要。管理台帳とあわせて3年を推奨） | 事業所その他派遣就業の場所ごとの業務に係る労働者派遣の役務の提供が開始された日 |
| 派遣先管理台帳 | 労働者派遣法42条／労働者派遣法施行規則37条 | 労働者派遣の終了の日から3年 | 労働者派遣が終了した日 |
| 派遣元管理台帳 | 労働者派遣法37条／労働者派遣法施行規則32条 | 労働者派遣の終了の日から3年 | 労働者派遣が終了した日 |
| 検食簿 | 大量調理施設衛生管理マニュアル（平成9年3月24日衛食第85号別添）／学校給食衛生管理基準（文部科学省告示第64号） | 検食（保存食）は-20℃以下で2週間以上。マニュアルが求める各種の記録は1年間保管 | 採取日 |
| 産廃処理業者の帳簿・マニフェスト管理簿 | 廃棄物処理法14条17項（産業廃棄物処理業者の帳簿。7条15項・16項を準用）／廃棄物処理法12条13項（排出事業者の帳簿。同上）／廃棄物処理法12条の3（産業廃棄物管理票） | 帳簿は1年ごとに閉鎖し、閉鎖後5年間 事業場ごとに保存。管理票の写しは5年間 | 帳簿は閉鎖の日／管理票交付者が交付した写しは交付をした日／送付を受けた写しは送付を受けた日 |
| 業務に関する帳簿・従業者名簿・従業者証明書 | 宅地建物取引業法49条／宅地建物取引業法施行規則18条／宅地建物取引業法48条3項／宅地建物取引業法施行規則17条の2／宅地建物取引業法48条1項 | 帳簿は各事業年度の末日をもって閉鎖し、閉鎖後5年間（自ら売主となる新築住宅に係るものは10年間）。従業者名簿は最終の記載をした日から10年間 | 帳簿は事業年度末日の閉鎖日、従業者名簿は最終記載日 |
| 古物台帳 | 古物営業法16条／古物営業法18条1項／古物営業法施行規則17条1項／古物営業法施行規則18条1項 | 最終の記載をした日から3年 | 最終の記載をした日 |
| 警備員名簿 | 警備業法45条／警備業法施行規則66条1項／警備業法施行規則66条2項 | 退職の日から1年（教育計画書・教育実施記録は当該年度が終了した日から2年） | 退職の日（教育計画書・実施記録は年度が終了した日） |
| 宿泊者名簿 | 旅館業法6条1項／旅館業法施行規則4条の2／住宅宿泊事業法8条1項／住宅宿泊事業法施行規則7条 | 作成の日から3年（旅館業・民泊とも） | 作成の日 |
| 年次有給休暇管理簿 | 労働基準法施行規則24条の7／労働基準法施行規則71条／労働基準法39条7項／労働基準法39条8項／労働基準法施行規則24条の5第2項 | 有給休暇を与えた期間中および当該期間の満了後3年（条文は5年。労基則71条により当分の間3年） | 有給休暇を与えた期間（履行期間）の満了の日 |
| 経費精算書 | 法人税法施行規則59条1項3号・2項／電子帳簿保存法2条5号・7条 | 様式そのものに定めは無い。貼付した領収書は7年（法人税法施行規則59条） | 作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日（同条2項） |
| 物品購入申請書 | 法人税法施行規則59条1項3号・2項 | 様式そのものに定めは無い。添えた見積書・注文書・納品書・領収書は7年（法人税法施行規則59条） | 作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日（同条2項） |
| 休暇申請書 | 労働基準法39条 | 5年（労働基準法109条／附則143条1項により当分の間3年）※労働関係に関する重要な書類にあたりうる | — |
| 時間外・休日労働申請書 | 労働基準法36条 | 5年（労働基準法109条／附則143条1項により当分の間3年）※労働関係に関する重要な書類にあたりうる | — |
| 福祉用具 消毒・保管管理表 | 指定居宅サービス等基準203条2項（回収した福祉用具を、その種類、材質等からみて適切な消毒効果を有する方法により速やかに消毒するとともに、既に消毒が行われた福祉用具と消毒が行われていない福祉用具とを区分して保管）／同203条3項（保管又は消毒を委託等により他の事業者に行わせることができる。契約の内容において適切な方法により行われることを担保）／同203条4項（委託等により行わせる場合は、当該事業者の業務の実施状況について定期的に確認し、その結果等を記録）／同196条2項1号ロ（保管のための設備は、既に消毒又は補修がなされている福祉用具とそれ以外の福祉用具を区分することが可能であること）／同196条2項2号（消毒のための器材は、取り扱う福祉用具の種類及び材質等からみて適切な消毒効果を有するものであること）／同215条1項ほか 記録の整備（従業者、設備、備品及び会計に関する諸記録を整備） | —（この管理表そのものの保存年数を定めた条文は確認できていない。記録の整備の条の1項に「備品に関する諸記録を整備」とあり、年数の定めはその項には無い。事業所で年数を決めて指針に書く） | — |
| 医療機器 保守点検計画・記録表 | 医療法6条の12（病院等の管理者は安全管理のための体制を確保）／医療法施行規則1条の11第2項3号（医療機器に係る安全管理のための体制の確保に係る措置として、医療機器安全管理責任者を配置し、次を行わせる）／同号イ（従業者に対する医療機器の安全使用のための研修の実施）／同号ロ（医療機器の保守点検に関する計画の策定及び保守点検の適切な実施。従業者による適切な実施の徹底のための措置を含む）／同号ハ（医療機器の使用の情報その他の情報の収集と、安全使用を目的とした改善のための方策の実施）／同1条の11第1項6号（当該病院等における医療に係る安全管理に関する記録を整備） | —（保守点検の記録そのものの保存年数を定めた条文は確認できていない。規則20条10号の「過去二年間」は診療に関する諸記録の話で、その列挙に保守点検の記録は入っていない。年数を決めて安全管理の指針に書く） | — |
| 電気工事業者の帳簿 | 電気工事業の業務の適正化に関する法律26条（電気工事業者は、経済産業省令で定めるところにより、その営業所ごとに帳簿を備え、その業務に関し経済産業省令で定める事項を記載し、これを保存しなければならない）／同法施行規則13条1項（電気工事ごとに次に掲げる事項を記載。一 注文者の氏名または名称および住所／二 電気工事の種類および施工場所／三 施工年月日／四 主任電気工事士等および作業者の氏名／五 配線図／六 検査結果）／同法施行規則13条2項（前項の帳簿は、記載の日から五年間保存しなければならない） | 記載の日から5年間。営業所ごとに備える | 記載の日（工事の完了日ではない） |