申請書・決裁書
社内申請・決裁
様式そのものに定めは無い。貼付した領収書は7年
法令根拠あり
経費精算書（Excel・無料）
立て替えた経費を科目ごとに集計する様式。支払日と申請日を分け、領収書の受け取り方を列にした。出張の旅費はこの様式ではなく、出張申請書 兼 旅費精算書のほうで回す。法令が出てくるのは領収書の保存のところだけ。
更新日 2026-09-21 ／ 説明・記入シート・記入例・A4印刷用
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何の帳票ですか
社員が立て替えた経費を月ごとに精算している会社。科目がばらばらで、経理が1件ずつ振り分け直しているところ。
法令根拠と保存年数
| 根拠 | 法人税法施行規則59条1項3号・2項 電子帳簿保存法2条5号・7条 |
|---|---|
| 保存年数 | 様式そのものに定めは無い。貼付した領収書は7年（法人税法施行規則59条） |
| 起算日 | 作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日（同条2項） |
| 期限 | — |
条文の確認：2026-09-22 e-Gov法令API 340M50000040012（法人税法施行規則）第五十九条1項3号・2項、および 410AC0000000025（電子帳簿保存法）第二条第五号・第七条の本文を取得して確認
確認先
保存年数・起算日・提出期限は、事業の種類・規模・所管行政庁の運用により異なります。e-Gov法令検索および所管官庁でご確認ください。
記載する項目
領収書の列を「紙／データ／無（出金伝票）」の3つにした。メールやサイトで受け取った領収書は電子帳簿保存法2条5号の電子取引にあたり、同法7条により電磁的記録のまま保存することになる。印刷して貼っただけでは、その保存にならない。保存した場所を書く列はそのための欄。
- 決裁欄（経理・所属長・申請）
- 日付と所属・氏名
- 精算対象期間
- 振込先
- 仮払いの有無
- 明細（支払日・勘定科目・支払先・用途・金額・領収書・保存した場所）
- 合計
Excel画面のプレビュー
実際に配布しているファイルです。下のタブで4枚のシートを切り替えられます。判定の付け方は「説明」シートに書いてあります。
| A | |
|---|---|
| 1 | 経費精算書（立て替えた分を科目ごとに） |
| 2 | |
| 3 | ■ 配布元 |
| 4 | 記録板（KIROKUBAN） https://kiroku.tenkenban.com/template/keihi-seisansho/ |
| 5 | 現場で点検・確認するための様式は 点検板 https://tenkenban.com/ |
| 6 | |
| 7 | ■ この様式について |
| 8 | 立て替えた経費を科目ごとに集計する様式。支払日と申請日を分け、領収書の受け取り方を列にした。出張の旅費はこの様式ではなく、出張申請書 兼 旅費精算書のほうで回す。法令が出てくるのは領収書の保存のところだけ。 |
| 9 | 対象：社員が立て替えた経費を月ごとに精算している会社。科目がばらばらで、経理が1件ずつ振り分け直しているところ。 |
| 10 | 記録板（KIROKUBAN）が無料で配布している管理帳票のテンプレートです。 |
| 11 | 社内での複製・改変・印刷は自由です。列の追加・削除も自由に行ってください。 |
| 12 | 要らない列は消してお使いください。必要になりやすい項目を先に入れてあります。 |
| 13 | テンプレートそのものの再配布・販売はご遠慮ください。 |
| 14 | |
| 15 | ■ 法令根拠と保存期間 |
| 16 | ・根拠：法人税法施行規則59条1項3号・2項 |
| 17 | ・根拠：電子帳簿保存法2条5号・7条 |
| 18 | ・保存期間：様式そのものに定めは無い。貼付した領収書は7年（法人税法施行規則59条） |
| 19 | ・起算日：作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日（同条2項） |
| 20 | ・条文の確認：2026-09-22 e-Gov法令API 340M50000040012（法人税法施行規則）第五十九条1項3号・2項、および 410AC0000000025（電子帳簿保存法）第二条第五号・第七条の本文を取得して確認 |
| 21 | |
| 22 | ■ この帳票を見る人と、その人が確認すること |
| 23 | 場面：月ごとの立替精算、仮払いの精算、科目ごとの集計、税務調査で領収書をたどるとき |
| 24 | 読み手：経理／所属長／申請した本人／監査 |
| 25 | |
| 26 | ［最初に見られるところ］ |
| 27 | ・支払日が入っているか |
| 28 | ・勘定科目が選ばれているか |
| 29 | ・用途が書かれているか |
| 30 | ・データの領収書に保存した場所が書かれているか |
| 31 | |
| 32 | ［矛盾を疑われるところ］ |
| 33 | ・申請日だけで支払日が無い |
| 34 | ・科目が「その他」ばかり |
| 35 | ・データで受け取った領収書を印刷して貼っている |
| 36 | ・「無（出金伝票）」が毎月たくさん出ている |
| 37 | |
| 38 | ■ 記載する項目 |
| 39 | 領収書の列を「紙／データ／無（出金伝票）」の3つにした。メールやサイトで受け取った領収書は電子帳簿保存法2条5号の電子取引にあたり、同法7条により電磁的記録のまま保存することになる。印刷して貼っただけでは、その保存にならない。保存した場所を書く列はそのための欄。 |
| 40 | 1. 決裁欄（経理・所属長・申請） |
| 41 | 2. 日付と所属・氏名 |
| 42 | 3. 精算対象期間 |
| 43 | 4. 振込先 |
| 44 | 5. 仮払いの有無 |
| 45 | 6. 明細（支払日・勘定科目・支払先・用途・金額・領収書・保存した場所） |
| 46 | 7. 合計 |
| 47 | |
| 48 | ■ よくある不備 |
| 49 | ・支払日と申請日が同じ欄になっていて、どちらの月の費用か分からない |
| 50 | ・勘定科目の欄が無く、経理が1件ずつ振り分けている |
| 51 | ・データで受け取った領収書を印刷して貼っている |
| 52 | ・用途が空欄で、支払先だけ書かれている |
| 53 | |
| 54 | ■ シート構成 |
| 55 | 「記入シート」… PCで入力するためのシートです。横長のレイアウトになっています。 |
| 56 | 「記入例」… 書き方の例が入っています。使い方の参考にしてください。 |
| 57 | 「A4印刷用」… 印刷して手書きするためのシートです。行を高くし、見出しが全ページの先頭で繰り返されます。 |
| 58 | |
| 59 | ■ 使い方 |
| 60 | 1. 支払日を1件ずつ入れてください。申請した日ではありません。月をまたいで精算すると、どちらの月の費用かが分からなくなります。 |
| 61 | 2. 勘定科目は選ぶ形にしてあります。科目の名前が人によって違うと、経理が1件ずつ振り分け直すことになります。 |
| 62 | 3. 「用途」には、何のために使ったかを書きます。支払先だけだと、後から見て判断できません。 |
| 63 | 4. 領収書の列で「データ」を選んだときは、保存した場所を書いてください。メールやサイトで受け取った領収書は、電子帳簿保存法2条5号の電子取引にあたり、同法7条により電磁的記録のまま保存することになります。印刷して貼っただけでは、その保存になりません。 |
| 64 | 5. 「無（出金伝票）」を選ぶと赤くなります。領収書が出ない支払いを隠すためではなく、件数が多くないかを見るための色です。 |
| 65 | 6. 貼った領収書は法人税法施行規則59条により7年です。起算日は受け取った日ではなく、同条2項の「作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日」です。 |
| 66 | 7. 出張の旅費はこの様式ではなく、出張申請書 兼 旅費精算書のほうを使ってください。申請と精算を1枚で回す形になっています。 |
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| 68 | ■ 免責 |
| 69 | 本様式は法令および公表資料をもとに整理した参考資料です。 |
| 70 | 保存年数・起算日・提出期限・記載事項は、事業の種類・規模・所管行政庁の運用により異なります。 |
| 71 | 実際の義務内容は e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/）および所管官庁にご確認ください。 |
| 72 | 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。 |
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| 74 | 更新日 2026-09-21 |
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| 5 | 所属・氏名 | |||||
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| 7 | 経 費 精 算 書 | |||||
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| 9 | 下記のとおり立て替えた経費を精算いたします。 | |||||
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| 11 | 記 | |||||
| 12 | 精算対象期間 | |||||
| 13 | 振込先 | |||||
| 14 | 仮払いの有無 | |||||
| 15 | 備考 | |||||
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| 17 | 支払日 | 勘定科目 | 支払先 | 用途（何のために） | 金額 | 領収書 |
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| 34 | 合計 | |||||
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| 39 | 【根拠となる法令等】この様式そのものを定めた法令はありません。法令が出てくるのは領収書のほうです。貼付した領収書は法人税法施行規則59条1項3号の「相手方から受け取つた…領収書…」にあたり、同条2項の起算日から7年間の保存が必要です（青色申告法人の場合）。また、メールやサイトで受け取った領収書は電子帳簿保存法2条5号の電子取引にあたり、同法7条により電磁的記録を保存することになります。紙に印刷して貼るだけでは、その保存にはなりません。 | |||||
| 40 | 【保存期間】様式そのものに定めは無い。貼付した領収書は7年（法人税法施行規則59条） 【起算日】作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日（同条2項） | |||||
| 41 | 【ご利用にあたって】本様式は法令および公表資料をもとに整理した参考資料です。法令で定められた様式そのものではありません（様式が定められているものは、その旨を説明シートに明記しています）。 | |||||
| 42 | 保存年数・起算日・提出期限・記載事項は、事業の種類・規模・所管行政庁の運用により異なります。実際の義務内容は e-Gov法令検索および所管官庁にご確認ください。 | |||||
| 43 | 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。法改正により内容が古くなる場合があります。 | |||||
| 44 | 記録板（KIROKUBAN） https://kiroku.tenkenban.com/template/keihi-seisansho/ 更新日 2026-09-21 ／ 現場で点検・確認する様式は 点検板 https://tenkenban.com/ | |||||
このプレビューは左から6列まで（実際は8列）を表示しています。ダウンロードするファイルには全部入っています。
| A | B | C | D | E | F | |
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| 4 | 2026/09/18 | |||||
| 5 | 所属・氏名 | 総務部 中村 十郎 | ||||
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| 7 | 経 費 精 算 書 【記入例】 | |||||
| 8 | ||||||
| 9 | 下記のとおり立て替えた経費を精算いたします。 | |||||
| 10 | ||||||
| 11 | 記 | |||||
| 12 | 精算対象期間 | 2026年9月1日 〜 2026年9月15日 | ||||
| 13 | 振込先 | 給与口座 | ||||
| 14 | 仮払いの有無 | なし | ||||
| 15 | 備考 | |||||
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| 17 | 支払日 | 勘定科目 | 支払先 | 用途（何のために） | 金額 | 領収書 |
| 18 | 2026/09/02 | 旅費交通費 | 交通系IC（履歴） | △△商事へ訪問（本社〜東京） | 820 | 紙 |
| 19 | 2026/09/05 | 消耗品費 | □□文具店 | 事務用品（ファイル・ラベル） | 3,480 | 紙 |
| 20 | 2026/09/09 | 通信費 | ××クラウド | 会議用アカウント 9月分 | 2,200 | データ |
| 21 | 2026/09/11 | 旅費交通費 | バス（領収書なし） | 現場〜駅（釣銭のみ） | 240 | 無（出金伝票） |
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| 34 | 合計 | |||||
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| 38 | ||||||
| 39 | 【根拠となる法令等】この様式そのものを定めた法令はありません。法令が出てくるのは領収書のほうです。貼付した領収書は法人税法施行規則59条1項3号の「相手方から受け取つた…領収書…」にあたり、同条2項の起算日から7年間の保存が必要です（青色申告法人の場合）。また、メールやサイトで受け取った領収書は電子帳簿保存法2条5号の電子取引にあたり、同法7条により電磁的記録を保存することになります。紙に印刷して貼るだけでは、その保存にはなりません。 | |||||
| 40 | 【保存期間】様式そのものに定めは無い。貼付した領収書は7年（法人税法施行規則59条） 【起算日】作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日（同条2項） | |||||
| 41 | 【ご利用にあたって】本様式は法令および公表資料をもとに整理した参考資料です。法令で定められた様式そのものではありません（様式が定められているものは、その旨を説明シートに明記しています）。 | |||||
| 42 | 保存年数・起算日・提出期限・記載事項は、事業の種類・規模・所管行政庁の運用により異なります。実際の義務内容は e-Gov法令検索および所管官庁にご確認ください。 | |||||
| 43 | 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。法改正により内容が古くなる場合があります。 | |||||
| 44 | 記録板（KIROKUBAN） https://kiroku.tenkenban.com/template/keihi-seisansho/ 更新日 2026-09-21 ／ 現場で点検・確認する様式は 点検板 https://tenkenban.com/ | |||||
このプレビューは左から6列まで（実際は8列）を表示しています。ダウンロードするファイルには全部入っています。
| A | B | C | D | E | F | |
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| 5 | 所属・氏名 | |||||
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| 7 | 経 費 精 算 書 | |||||
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| 9 | 下記のとおり立て替えた経費を精算いたします。 | |||||
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| 11 | 記 | |||||
| 12 | 精算対象期間 | |||||
| 13 | 振込先 | |||||
| 14 | 仮払いの有無 | |||||
| 15 | 備考 | |||||
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| 17 | 支払日 | 勘定科目 | 支払先 | 用途（何のために） | 金額 | 領収書 |
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| 39 | 【根拠となる法令等】この様式そのものを定めた法令はありません。法令が出てくるのは領収書のほうです。貼付した領収書は法人税法施行規則59条1項3号の「相手方から受け取つた…領収書…」にあたり、同条2項の起算日から7年間の保存が必要です（青色申告法人の場合）。また、メールやサイトで受け取った領収書は電子帳簿保存法2条5号の電子取引にあたり、同法7条により電磁的記録を保存することになります。紙に印刷して貼るだけでは、その保存にはなりません。 | |||||
| 40 | 【保存期間】様式そのものに定めは無い。貼付した領収書は7年（法人税法施行規則59条） 【起算日】作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日（同条2項） | |||||
| 41 | 【ご利用にあたって】本様式は法令および公表資料をもとに整理した参考資料です。法令で定められた様式そのものではありません（様式が定められているものは、その旨を説明シートに明記しています）。 | |||||
| 42 | 保存年数・起算日・提出期限・記載事項は、事業の種類・規模・所管行政庁の運用により異なります。実際の義務内容は e-Gov法令検索および所管官庁にご確認ください。 | |||||
| 43 | 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。法改正により内容が古くなる場合があります。 | |||||
| 44 | 記録板（KIROKUBAN） https://kiroku.tenkenban.com/template/keihi-seisansho/ 更新日 2026-09-21 ／ 現場で点検・確認する様式は 点検板 https://tenkenban.com/ | |||||
このプレビューは左から6列まで（実際は8列）を表示しています。ダウンロードするファイルには全部入っています。
▼ の欄はドロップダウンから選べます。うすく色を敷いた行が、記入する欄です。
ファイルの中身
| 形式 | Excel（.xlsx） 18KB |
|---|---|
| シート | 説明 ／ 記入シート ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| 更新日 | 2026-09-21 |
使い方
- 支払日を1件ずつ入れてください。申請した日ではありません。月をまたいで精算すると、どちらの月の費用かが分からなくなります。
- 勘定科目は選ぶ形にしてあります。科目の名前が人によって違うと、経理が1件ずつ振り分け直すことになります。
- 「用途」には、何のために使ったかを書きます。支払先だけだと、後から見て判断できません。
- 領収書の列で「データ」を選んだときは、保存した場所を書いてください。メールやサイトで受け取った領収書は、電子帳簿保存法2条5号の電子取引にあたり、同法7条により電磁的記録のまま保存することになります。印刷して貼っただけでは、その保存になりません。
- 「無（出金伝票）」を選ぶと赤くなります。領収書が出ない支払いを隠すためではなく、件数が多くないかを見るための色です。
- 貼った領収書は法人税法施行規則59条により7年です。起算日は受け取った日ではなく、同条2項の「作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日」です。
- 出張の旅費はこの様式ではなく、出張申請書 兼 旅費精算書のほうを使ってください。申請と精算を1枚で回す形になっています。
よくある不備
- 支払日と申請日が同じ欄になっていて、どちらの月の費用か分からない
- 勘定科目の欄が無く、経理が1件ずつ振り分けている
- データで受け取った領収書を印刷して貼っている
- 用途が空欄で、支払先だけ書かれている
この帳票を見る人と、確認されること
| 場面 | 月ごとの立替精算、仮払いの精算、科目ごとの集計、税務調査で領収書をたどるとき |
|---|---|
| 読み手 | 経理／所属長／申請した本人／監査 |
最初に見られるところ
- 支払日が入っているか
- 勘定科目が選ばれているか
- 用途が書かれているか
- データの領収書に保存した場所が書かれているか
矛盾を疑われるところ
- 申請日だけで支払日が無い
- 科目が「その他」ばかり
- データで受け取った領収書を印刷して貼っている
- 「無（出金伝票）」が毎月たくさん出ている